یکی از مراحل مهم طراحی دکوراسیون اداری، تهیه مبلمان اداری مناسب و متناسب با فضای دفتر کار است. وقتی صحبت از مبلمان اداری می‌شود؛ منظور هرگونه وسیله کاربردی برای راحتی حضور در محیط است؛ که در دفاتر کار مورد استفاده قرار می‌گیرد.
البته به‌طور کلی می‌توان انواع میز اداری، صندلی اداری، میز کنفرانس، کانترهای پذیرش، مبلمان اتاق انتظار، فایل‌ها، کشوها، کمدها، کتابخانه‌ها و… را در مجموع مبلمان اداری در نظر گرفت. این مبلمان انجام وظایف و کارها را برای کارمندان ساده‌تر کرده و شرایط کار و محیط کار را برای حضور آنها بهبود می‌دهند.
یک سوال مهم در مرحله تهیه و خرید مبلمان اداری، یافتن و انتخاب صحیح محلی برای خرید آنها است. در واقع سوال این است که برای خرید این محصولات باید به کجا یا چه کسی مراجعه کنیم؟ طبیعتا پاسخ ساده این سوال این است که ده‌ها و حتی صدها شرکت، فروشگاه و تولیدکننده مبلمان اداری در ایران وجود دارد؛ که می‌توانید با مراجعه حضوری و یا بررسی فروشگاه‌های آنلاین آنها، مبلمان مدنظر خود را خریداری نمایید.
با این وجود برای یافتن پاسخ دقیق‌تر باید بدانید که چگونه از میان این همه عرضه‌کننده با ویژگی‌های گوناگون، گزینه درست و مناسب خود را بیابید. در این نوشته با بررسی 6 نکته اساسی، درباره این موضوع صحبت کرده‌ایم.
کامل بودن سبد محصولات
اولین و شاید مهم‌ترین نکته این است که جایی را برای خرید خود انتخاب کنید؛ که سبد کاملی از انواع محصولات اداری را ارائه دهد. این ویژگی تنها برای راحت‌تر کردن مراحل خرید شما نیست.
بلکه کمک می‌کند تا اجزای مختلف دکوراسیون و تجهیزات اداری شما از هماهنگی بیشتری با یک‌دیگر برخوردار باشند. طبیعتا وجود این هماهنگی در افزایش زیبایی ظاهری، کارایی و بهره‌وری کلی دفتر کار شما اثر گذار خواهد بود.
همچنین این ویژگی کمک می‌کند تا شما بتوانید در هنگام خرید، نمونه‌های نزدیک به نتیجه نهایی کار را از نزدیک ببینید. به عنوان مثال می‌توانید میز و صندلی اداری مدنظر خودتان را در کنار فایل‌های اداری گذاشته و نتیجه کار را پیش از خرید نهایی مشاهده کنید.
در نهایت چه بخواهید مبلمان دفتر کار خود را به‌طور کامل تغییر دهید؛ و چه بخشی از آن را اصلاح کنید؛ به هر حال خرید از چنین فروشنده‌ای، برای شما گزینه بهتری است. به عنوان مثال در مورد تغییرات کامل، می‌توانید در آینده نیز برای ایجاد تغییرات جزئی‌تر به آن مراجعه کنید؛ و انتظار داشته باشید که همچنان محصولاتی مشابه با مبلمان فعلی شما داشته باشد.
پذیرفتن طراحی و اجرای کار
یکی از نشانه‌های وجود تخصص در یک تیم طراحی دکوراسیون اداری و فروشنده مبلمان اداری، پذیرفتن مراحل طراحی و اجرای کار است. این موضوع به‌خصوص در مورد اجزای اصلی مبلمان اداری از اهمیت بالایی برخوردار است.
بنابراین اگر می‌خواهید دفتر کار شما بر اساس اصول عملی طراحی شده باشد؛ بهتر است کار طراحی و تامین مبلمان را برعهده یک شرکت بگذارید.
این کار علاوه بر مزیت گفته شده، کمک می‌کند تا از اجرای صحیح و بدون بهانه کار مطمئن شوید. چراکه در این شرایط دیگر طراح و تولیدکننده یا تامین‌کننده مبلمان یکی بوده و با یک‌دیگر دچار اختلاف نظر و ناهماهنگی نمی‌شوند. در نتیجه دیگر بهانه‌ای برای اجرای ضعیف کار و بدقولی و… وجود ندارد.
تنوع بالا و داشتن حق انتخاب
تجربه ثابت کرده است که در مورد انواع مبلمان، بهتر است پیش از انتخاب گزینه‌های دل‌خواه، محل خرید خود را مشخص کنید. چراکه اطمینان از محل خرید، می‌تواند در نتیجه نهایی کار بسیار موثر باشد.
بنابراین برای اینکه هنگام انتخاب گزینه‌های نهایی، دست شما باز باشد؛ بهتر است به دنبال فروشنده‌ای با مجموعه بزرگ و متنوعی از انواع مبلمان اداری باشید.
البته می‌توانید برای ایجاد شانس بیشتر، تم کلی کار خود را مشخص کنید. به عنوان مثال اگر قصد دارید فضای کاری خود را به شکل مینیمال و مدرن طراحی کنید؛ طبیعتا نیازی به جستجو در فروشگاه‌های ارائه‌دهنده مبلمان اداری کلاسیک ندارید.
گارانتی و پشتیبانی مناسب
برعکس تصور عامه، مبل، میز، صندلی و سایر اجزای موجود در دفاتر کار، از قابلیت تعمیرپذیری خوبی برخوردار هستند. حتی برخی موارد مثل صندلی‌های ارگونومیک، نیازمند انواع سرویس‌های دوره‌ای خواهند بود.
بنابراین نکته ضروری دیگر در انتخاب یک برند یا فروشنده برای خرید مبلمان کار، اطلاع از گارانتی و شیوه پشتیبانی آنها است.
در این زمینه توجه کنید که ویژگی یک گارانتی خوب تنها به مدت‌زمان آن نیست. بلکه باید ببینید چه جزئیاتی شامل گارانتی شده و شیوه پشتیبانی از محصولات چگونه است. در واقع مهم‌تر از مدت‌زمان گارانتی، سرعت عمل و کیفیت خدمات پس از فروش ارائه شده است.
همچنین بخوانید: صندلی اداری از کجا بخریم
شفافیت در هزینه‌های نهایی
این نکته، به‌خصوص در مورد شرکت‌های طراحی دکوراسیون اداری که کلیه امور را از طراحی تا تامین و اجرای کار بر عهده می‌گیرند؛ از اهمیت بسیار بیشتری برخوردار است.
چراکه در این شرایط معمولا تخمین هزینه‌های نهایی کمی پیچیده می‌شود. در واقع در این شرایط شما باید بتوانید هزینه طراحی دکوراسیون، هزینه خرید مبلمان اداری و هزینه اجرای طرح مدنظر را محاسبه کنید.
گاهی حتی در این شرایط ساختمان دفتر کار شما نیز نیازمند تغییراتی خواهد بود. به عنوان مثال ممکن است تمایل داشته باشید که کفپوش آن را تغییر داده و یا مسیرهای عبور کابل‌های برق و… را بهبود دهید.
با همه این موارد، هنوز هم موضوع آنقدر پیچیده نیست؛ که امکان ایجاد شفافیت مالی در مورد هزینه‌های انجام کار وجود نداشته باشد. بنابراین سعی کنید از همان ابتدا جزئیات این هزینه را از پیمان‌کار خود دریافت کرده و آن را در قرارداد احتمالی ذکر کنید.
خوش‌قولی زمان‌بندی تحویل
هر یک روز تعطیلی دفاتر کار، به معنای هزینه‌های اضافه به صاحبان آن کسب‌وکار است. طبیعتا برای تغییر دکوراسیون و مبلمان اداری نیز نیازمند تعطیلی موقت محل کار برای مدت‌زمان مشخصی هستید.
این در حالی است که هرچه این زمان کوتاهتر و البته قابل پیشبینی‌تر باشد؛ مدیریت هزینه‌های جانبی آن، نیازهای کارکنان و انتظارات ارباب رجوع ساده‌تر خواهد شد.
بنابراین به دنبال جایی برای خرید مبلمان اداری باشید که در این زمینه خوش‌قول بوده و بتواند از پس تحویل به‌موقع کار برآید. این موضوع نیز می‌تواند در قرارداد احتمالی فی‌مابین ذکر شده و جریمه مناسبی برای عدم اجرای به‌موقع کار تعیین گردد.
سوابق مناسب و قابل بررسی
شاید در مورد هر کدام از گزینه‌های ذکر شده در بالا به این فکر کرده باشید که بهترین شیوه برای سنجش آنها چیست؟ در عمل و فارغ از بررسی‌های حضوری، مهم‌ترین نکته برای اعتماد به یک فروشنده یا طراح دکوراسیون اداری، بررسی سوابق اوست. تعداد سال‌های فعالیت، مجوزهای موجود، شهرت برند و موارد مشابه از این دست هستند.
فارغ از موارد گفته شده نیز، بررسی نمونه‌کارهای موجود آن طراح یا فروشگاه، می‌تواند دید شما را به کیفیت اجرا و نتیجه نهایی کار آنها بهتر کند.
در این زمینه بهتر است با اطمینان به بررسی نمونه‌کارهای ارائه شده بپردازید؛ و حتی در این مورد با مشتریان قبلی فروشنده (اگر در دسترس بودند.) صحبت کنید. این کار موارد زیادی را برای شما آشکار خواهد ساخت.
